Tourisme D’affaires
Chef de projets :
Il travaille la plupart du temps dans une agence de tourisme d’affaires.
Le chef de projets est en charge de ses dossiers de A à Z. Depuis la prise de brief auprès des clients jusqu’à la réalisation du projet sur le terrain.
Il est en contact permanent avec le client final et peut être amené, selon son degré d’expérience à encadrer 1, 2 ou plusieurs chefs de projets junior et assistants.
Ses missions
1/ Montage de recommandations lors d’appel d’offre:
- choix des destinations et lieux à proposer en collaboration avec le responsable,
- contact et négociation avec les divers prestataires en France et à l’étranger (chaînes hôtelières, compagnies aériennes et ferroviaires, traiteurs, techniciens audiovisuels, réceptifs étrangers, et tout types de prestataires d’animations),
- élaboration d’un document Power Point avec photos et textes décrivant chaque proposition ainsi qu’un devis détaillé sur Excel.
2/ Une fois le dossier confirmé:
- repérage éventuel des lieux et suivi logistique de l’événement,
- encadrement de l’équipe sur le terrain.
Types d’événements organisés : séminaires, incentive, conventions, congrès pharmaceutiques, symposia.
Pour les congrès et symposia, une connaissances du secteur pharmaceutique est indispensable.
Le chef de projets, devient « confirmé », puis « senior » avec le nombre d’années d’expérience.
Chef de projets junior :
Il traite des dossiers de petite taille en autonomie, mais est encadré sur les dossiers de plus grande envergure.
Son expérience est moindre que le chef de projets.
Assistant chef de projets :
Il assiste le chef de projets sur les dossiers. Aussi bien sur l’élaboration des recommandations que sur le suivi logistique des dossiers et l’élaboration des documents de voyages (signalétique, carnets de voyages…).
Sur les dossiers type "congrès", "convention", il peut être en charge de la gestion des invités.
Il est l’interlocuteur de chaque participant à l’événement.
Il doit gérer les pré/post acheminement, les réservations hôtelières, les envois des courriers (type invitation personnalisée, documents de voyages propres à chacun sous forme de mailing).
Une bonne maîtrise d’Excel ou autre base de données type File Maker Pro, GTI est requise.